Tugas BI April 2

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KESISWAAN LEMBAGA BIMBINGAN BELAJAR DENGAN MENERAPKAN REPLIKASI DAISY-CHAIN

 

Diah Ekaningtyas

ABSTRAK

Penggunaan sistem konvensional dalam melakukan pencatatan data administrasi kesiswaan meupakan salah satu masalah administrasi suatu Lembaga Bimbingan Belajar. Selain itu, tidak adanya penyalinan dan pendistribusian data antar kantor cabang menyebabkan pencatatan administrasi kesiswaan sulit dilakukan pada kantor cabang yang tidak menyimpan data siswa tertentu. Kesulitan pencatatan, pencarian, pembaharuan data administrasi kesiswaan disertai meningkatnya jumlah siswa mengharuskan Lembaga Bimbingan Belajar menggunakan sistem terkomputerisasi dengan basis data terdistribusi, sehingga saat server mati, client masih dapat menggunakan basis data lokalnya.

Dengan aplikasi berbasis repikasi ini diharapkan dapat memudahkan pencatatan, pencarian dan pembaharuan data administrasi kesiswaan. Sistem juga dapat melakukan penyalinan dan pendistribusian data, sehingga setiap kantor cabang memiliki salinan data yang sama serta dapat mencegah data hilang atau rusak.

Kata kunci : Administasi siswa, sistem, replikasi.

1. PENDAHULUAN

Pencatatan administrasi kesiswaan pada Lembaga Bimbingan Belajar biasanya dilakukan secara manual (metode konvnsional) yaitu dengan menggunakan kertas formulir, kemudian beberapa data yang dibutuhkan disalin ke dalam komputer. Demikian pula proses pencatatan administrasi. Proses pencatatan administrasi dilakukan pada kertas kuitansi. Daftar biaya transport dan daftar biaya paket bimbingan yang menjadi acuan ditulis pada kertas. Hal tersebut menyebabkan data menjadi mudah rusak bahkan  hilang. Pencarian data dan  pembaharuan(update) data juga menjadi lebih sulit, karena data yang tersimpan tidak terstruktur dengan baik. Selain itu, pendaftaran ulang untuk memperpanjang status bimbingan belajar cukup merepotkan. Siswa harus mendaftar ulang pada kantor cabang yang menyimpan datanya.

Pada saat siswa melakukan pendaftaran ulang pada kantor cabang lain yang tidak menyimpan datanya, maka proses pendaftaran ulang menjadi lama. Administrator officer harus melakukan pengecekan pada kantor yang menyimpan data siswa tersebut melalui telephon. Jika data sudah didapatkan maka pendaftaran ulang dapat dilakukan. Proses pendaftaran ulang masih dilanjutkan dengan menyerahkan secara manual data pendaftaran ulang pada kantor yang menyimpan data siswa tersebut. Keseluruhan proses itu dapat terjadi disebabkan data yang tersimpan tidak disalin pada kantor cabang yang lain. Hal tersebut dikarenakan penyalinan dan pendistribusian data setiap hari pada setiap kantor cabang membutuhkan banyak media penyimpanan, waktu, dan tenaga. Untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan adanya sistem yang dapat menyimpan data administrasi kesiswaan, dan membuat salinan basis datanya serta menyebarkan salinan tersebut pada setiap kantor cabang LBB yang bersangkutan.

Adapun tujuan dibuatnya sistem ini adalah 1). Untuk memudahkan pencatatan data administrasi kesiswaan; 2). Memudahkan pencarian data administrasi kesiswaan; 3). Memudahkan pembaharuan, penyalinan, dan pendistribusian data pada setiap kantor cabang; 4). Memudahkan customer (siswa) untuk memperpanjang status bimbingan, karena dapat dilakukan pada setiap kantor cabang; 5). Data menjadi ter-backup sehingga memperkecil kemungkinan data hilang ataupun rusak.

2. PEMBAHASAN

Pada setiap kantor cabang suatu Lembaga Bimbingan Belajar masih  menggunakan cara manual untuk melakukan pendataan siswa dan pencatatan administrasi siswa, yaitu dengan menggunakan kertas (formulir pendaftaran) yang disimpan secara acak. Penyimpanan data siswa yang tidak terstruktur menyulitkan pencarian dan pembaharuan data, sehingga sebagian besar data yang tersimpan tidak mengalami pembaharuan data, seperti data tingkatan kelas dan alamat. Demikian pula proses pencatatan administrasi siswa. Administrator Officer harus mencari daftar biaya paket bimbingan dan daftar biaya transport yang dikenakan pada siswa untuk membuat bukti pembayaran. Salinan bukti pembayaran disimpan sebagai dokumentasi data administrasi.

Selain itu, penyimpanan data administrasi kesiswaan pada masing-masing kantor yang terpisah, mengakibatkan tidak ada back-up data siswa, sehingga tidak ada komunikasi data antar kantor cabang. Hal ini menyulitkan siswa untuk melakukan pendaftaran ulang dan memperpanjang status bimbingan belajarnya. Selain itu, pembuatan laporan juga masih dilakukan dengan cara manual yaitu dengan memasukkan data secara manual pada aplikasi Office yang kemudian disusun menjadi laporan.

2.1. Kebutuhan Fungsional

Dari uraian diatas, Lembaga Bimbingan Belajar memerlukan sebuah sistem yang menghubungkan data pada setiap kantor cabang dalam melakukan pencatatan administrasi kesiswaan sehingga terjadi komunikasi data pada setiap kantor cabang. Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan yang akan dikembangkan memiliki spesifikasi sebagai  berikut:

  1. Dapat melakukan pendataan siswa dan pencatatan administrasi siswa, paket program, serta biaya transport.
  2. Dapat digunakan untuk pencarian data siswa berdasarkan status keaktifan, berdasarkan paket program, dan berdasarkan nama siswa.
  3. Dapat digunakan untuk pencarian data orangtua siswa, data paket dan data transport.
  4. Dapat digunakan untuk memperbaharui data siswa(update) seperti tingkatan kelas, alamat, dan status bimbingan belajar.
  5. Dapat digunakan menghitung biaya administrasi siswa dan mencetak bukti pembayarannya.
  6. Dapat menghasilkan laporan antara lain:
    1. Laporan siswa baru pada periode tertentu
    2. Laporan siswa aktif, dan
    3. Laporan Pemasukan Bulanan berdasarkan periode tertentu.
  7. Dapat melakukan penyalinan data administrasi kesiswaan dari suatu kantor cabang dan mendistribusikannya ke setiap kantor cabang yang lain.

2.2. Kebutuhan Non-Fungsional

            Data siswa, data orantua siswa, data biaya paket, dan data biaya transport tidak dapat dihapus. Data tersebut digunakan sebagai dokumentasi. Akan tetapi, data tersebut dapat ditambah dan diperbaharui. Berbeda dengan data administrasi siswa, data administrasi siswa dapat dihapus setelah 1 bulan data disimpan.

Selain itu, pengguna sistem dibatasi. Sistem hanya digunakan oleh Manajer Administrator, dan Administrator Officer. Direktur hanya menerima hasil dari sistem yang berupa laporan. Laporan dibuat oleh Adminitrator Officer berdasarkan periode tertentu. Agar sistem hanya dapat diakses oleh pihak-pihak tersebut maka penggunaan sistem akan dibatasi dengan login.

2.3. Pemecahan Masalah

Guna mengatasi masalah yang timbul dan memenuhi kebutuhan tersebut dirancang suatu sistem dengan menggunakan replikasi daisy chain. Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan (Kristanto, 2003). Replikasi adalah proses membuat dan mengatur versi duplikasi sebuah basisdata. Replikasi tidak hanya menyalin basisdata, namun juga mensinkronkan sejumlah salinan sehingga merefleksikan perubahan yang telah dibuat.
Keunggulan teknik ini adalah kemampuannya yang memungkinkan banyak pengguna bekerja pada salinan lokal basisdata yang terupdate jika sedang bekerja pada basisdata tunggal yang terpusat. Replikasi merupakan cara yang efisien mengakses basisdata pada aplikasi basisdata yang penggunanya tersebar secara geografis(MySQL,1997).

2.3.1 Perancangan Sistem

Berdasarkan perancangan proses tersebut diatas, maka diagram konteks Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan tersebut ditunjukkan seperti gambar 1 berikut.

Gambar1. Diagram Konteks SI Administrasi Kesiswaan

            Gambar1 menunjukkan aliran data dari entitas ke dalam maupun yang keluar dari sistem. Manajer Administrator dan Administrator Officer memasukkan data pengguna dan data login untuk dapat menggunakan sistem. Setelah mendapatkan info valid login barulah keduanya dapat menggunakan sistem. Manajer Administrator memasukkan data paket dan data transport ke dalam sistem dan memperoleh daftar paket, daftar transport, info paket, info transport dan laporan siswa aktif. Entitas Administrator Officer memasukkan data siswa, data ortu dan data administrasi siswa kedalam sistem, kemudian Administrator Officer mendapat daftar siswa, daftar ortu, daftar paket, daftar transport, daftar administrasi siswa, bukti pembayaran. Administrator Officer juga memasukkan data periode untuk parameter pembuatan laporan.Entitas Direktur akan menerima laporan siswa baru, laporan siswa aktif, dan laporan pemasukan bulanan per periode tertentu.

Proses-proses yang terjadi di dalam sistem akan digambarkan pada DAD level 0, level 1, level 2  dan seterusnya.

2.3.2 Perancangan Replikasi

Berdasarkan hasil analisis, sistem ini harus dapat melakukan penyalinan basis data dan mendistribusikan pada cabang yang lain. Untuk dapat melakukan penyalinan data dan pendistribusian data pada setiap cabang, basisdata sistem informasi ini akan direplikasikan. Keadaan cabang-cabang yang terpisah secara geografis dan adanya server pada setiap cabang membuat model replikasi daisy-chain atau replikasi melingkar cocok dilakukan pada Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan. Replikasi daisy-chain ini dapat menjadikan setiap server pada cabang sebagai master sehingga dapat mengupdate tanpa mengalami beban latency yang besar.

Perancangan replikasi untuk server pada kantor cabang dapat dilihat pada tabel 1 berikut.

Tabel1.  Rancangan replikasi

No Cabang Alamat kantor ID Server
Cabang1 Jalan Bumijo Tengah No.21 (Selatan SD Tarakanita), Yogyakarta 1
Cabang2 Jalan Dagen No.57 (Depan SMP Stella Duce), Yogyakarta 2
Cabang3 Jalan Wilis No.3, Griya Arya Permai 3

Gambaran perancangan replikasi yang berupa replikasi melingkar (daisy chain replicaion) untuk Lembaga Bimbingan Belajar dapat dilihat pada gambar 2.

Cabang 3

Cabang 2

Cabang 1

Gambar2. Rancangan Replikasi Daisy Chain

3. KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan

Dari laporan ini dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu:

  1. Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan Privasi berhasil dibangun dengan menggunakan Borland Delphi 7 dan basis data Mysql Server 5.
  2. Replikasi daisy chain berhasil diterapkan pada Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan sehingga sistem dapat melakukan live-backup.
  3. Sistem Administrasi Kesiswaan mampu menangani hal-hal berikut:
    1. Pencatatan data administrasi kesiswaan.
    2. Pencarian data administrasi kesiswaan
    3. Penyalinan dan pembaharuan data pada setiap cabang.
    4. Penyalinan data pada setiap cabang menjadi lebih mudah dengan pemanfaatan replikasi pada Sistem Informasi Administrasi Kesiswaan.
    5. Dengan penyalinan data pada setiap cabang maka proses pembaharuan status bimbingan belajar dapat dilakukan pada setiap cabang Lembaga Bimbingan Belajar.

3.2 Saran

Agar sistem menjadi lebih baik, saran dari penulis adalah :

  1. Sebaiknya pada setiap cabang ditambahkan minimal satu client yang akan menyalin data dari server tersebut.
  2. Sistem Administrasi Kesiswaan ini hendaknya dikembangkan lagi sehingga diharapkan proses administrasi kesiswaan dapat dilakukan secara online oleh siswa langsung ke Lembaga Bimbingan Belajar.
  3. Sistem Administrasi Kesiswaan ini hendaknya dipadukan dengan system informasi kepegawaian sehingga pengguna system benar – benar dibatasi untuk Administratr Officer dan Manajer Administrator.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: